Souvent assimilé à une simple tendance, il y a de quoi s’interroger sur ce qu’est la dématérialisation. À quoi s’intéresse-t-elle, à qui est-elle réservée et à quoi servira-t-elle ? Cet article vous permettra alors de vous aider à mieux vous familiariser avec ce mot.
Qu’est-ce que c’est exactement ?
La dématérialisation est le remplacement d’un support papier par un fichier informatique, c’est-à-dire en le transformant en format numérique. Cela se fait à partir d’un système d’information, et ce, en conservant les données. Au départ, elle est attribuée aux entreprises du tertiaire. Aujourd’hui, elle est adoptée par tous qu’il s’agisse des petites ou des grandes industries. En guise d’information, on est souvent prédisposé à dire « dématérialisation d’un document ». Or l’expression la plus juste est la « dématérialisation d’un processus ». Elle suppose la réorganisation profonde d’un processus de traitement d’un flux de documents à savoir les outils mis en œuvre, les procédures ou encore les tâches à réaliser. Il existe donc 2 cas particuliers : d’un côté, le document est produit à l’origine sur un support papier, et d’un autre, il est uniquement sous format numérique comme, par exemple, un mail. En droit commercial, c’est un moyen de preuve. Le document numérique peut avoir la même valeur qu’un document en version papier. Néanmoins, il doit inévitablement remplir 3 conditions : restituer une copie fidèle à l’original, identifier son auteur d’un coup de signature et être légalement archivé. Cette loi reconnaît en même temps la validité de la signature électronique au même titre que la signature manuscrite.
Au niveau mondial, le processus de dématérialisation concerne 50% des entreprises ayant plus de 500 salariés, et un bon nombre n’ont pas encore franchi la pas.
Quels en sont les avantages ?
En quelques chiffres, vous allez constater combien elle est utile, voire indispensable. En France, une facture en papier coûte environ 9 € alors qu’une facture électronique ne coûte que 3 €. Couplées à un système appelé Workflow, les sociétés perçoivent à peu près 46 % de gains grâce à sa mise en place. Cela signifie que les coûts de traitement, les frais d’envoi (affranchissement) diminuent à grande échelle. Ce qui garantit l’accélération ou l’optimisation des flux et la suppression d’une grande partie des surfaces de stockage, plus principalement des surfaces intermédiaires, lors des étapes du traitement des documents. Elle apporte également une fonctionnalité nouvelle qui est le partage d’informations via l’application GED ou Gestion Électronique de Documents. Bien sûr, la gestion ainsi que la conservation des données ne s’arrêtent pas au fait de générer des documents numériques. Divers points entrent en jeu. Comment peut-on y accéder ? Comment seront-ils protégés et pour combien de temps ? Aussi, la GED est comme un logiciel conçu pour simplifier la gestion des flux documentaires circulant au sein d’une entreprise : elle permet le bon échange de l’information.
Quelles sont les différences entre la dématérialisation des documents et leur numérisation ?
Pour un entrepreneur, il faut être capable de distinguer les deux formats. Le terme « dématérialisation » est d’habitude utilisé dans le sens de « numérisation ». Numériser un document consiste alors à en créer une version numérique, plus précisément une copie conforme et fiable à l’aide d’un scanner et d’un logiciel de reconnaissance de caractères. Cela suppose qu’il sera préservé dans un Système d’Archivage Électronique à vocation probatoire. Dans cette circonstance, les deux sont complémentaires. Dématérialiser tous les flux documentaires n’exclut pas de numériser en tout ou en partie l’historique des dossiers en papier pour établir une base complète de documents facilement consultables. Rechercher un document est 10 fois plus coûteux que de le produire, il incombe à nouveau à la GED de vous permettre de le retrouver rapidement, d’en gérer l’accès et de l’archiver.